Se deriva del Convenio Marco y es una extensión y concreción puntual de los objetivos a desarrollar como cooperación. Su régimen jurídico se adapta al del Convenio Marco. Y por medio de este convenio se plantean, determinan y desarrollan los proyectos, programas o actividades específicas de cooperación interinstitucional.
III.- LA PROPUESTA DE SUSCRIPCIÓN DE LOS CONVENIOS
La propuesta de suscripción de convenio –según su origen- puede derivar de dos vías, las cuales son:
1.- De origen Interno: Se trata de propuestas sobre suscripción de convenio que tienen su origen en la misma universidad. Y pueden ser de las siguientes formas:
- La propuesta puede provenir de las Facultades de la Universidad, a través del Decanato.
- La propuesta de suscripción de convenio puede venir también desde las Unidades Orgánicas de la Universidad.
2.- De origen externo
- Esta propuesta de suscripción de convenio proviene de las instituciones “externas o ajenas” a la universidad.
IV.- LA FUNCIÓN QUE DESEMPEÑA LA OFICINA DE COOPERACIÓN TÉCNICA Y RELACIONES INTERNACIONALES EN LA GESTIÓN DE LOS CONVENIOS
La Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales dentro de sus potestades cumple con las siguientes funciones específicas:
- Evaluar, supervisar y asesorar técnicamente sobre la conveniencia y posibilidad de suscripción de los convenios interinstitucionales
- Supervigilar la calidad moral y profesional de la institución con la cual existe el proyecto de para suscripción de convenio.
En el desarrollo de estas funciones la Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales emite informes al Rectorado de la Universidad, ejerciendo la potestad de pronunciarse mediante “OPINIÓN” favorable o desfavorable, respecto de los proyectos de suscripción de convenio, y de la conveniencia o no de esta suscripción.
Para emitir OPINIÓN, la Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales, requiere previamente la observación de la composición de los convenios, verificación de los requisitos mínimos de los convenios, y revisa el proyecto de convenio para verificar si este beneficia o no a la universidad.
La opiniön, es un juicio o parecer, respecto de la viabilidad y conveniencia de la realización de suscripción de un convenio. Representa el concepto general sobre un convenio interinstitucional. No produce obligación, pero si el deslinde de responsabilidades, en caso los convenios se realicen en forma diferente a la “opinión” dada por la Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales.
V.- REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE LOS CONVENIOS
Los convenios interinstitucionales suscritos por la universidad son registrados en un archivero de registros de convenios, de acuerdo a la naturaleza y tipo de convenio. Asì tenemos Convenios Internacionales, Convenios Nacionales y Convenios Locales.
Los convenios interinstitucionales están registrados en tablas, en las cuales se consigna el nombre de la institución con la que se conviene, el inicio, vigencia y término del convenio.
La organización por tipo o naturaleza de convenio es como sigue:
1.- Convenios Internacionales:
Son aquellos convenios que se han realizado con instituciones internacionales, ya sean estas universidades, institutos, ministerios, etc.
2.- Convenios Nacionales:
Son los convenios que se han realizado con instituciones nacionales, como por ejemplo, los Ministerios, universidades e instituciones de otros departamento, etc.
3.- Convenios Locales
Este tipo de convenios son aquellos realizados con instituciones que tienen existencia y personería jurídica dentro del marco de nuestro departamento, como colegios, institutos superiores, instituciones y empresas privadas, etc.
VI.- CONTROL Y SUPERVISIÓN DE LOS REQUISITOS PROFESIONALES MÍNIMOS DE LAS INSTITUCIONES PASIBLES DE SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO
1.- HONORABILIDAD:
Las instituciones con las que se va a convenir tienen que tener personería jurídica, indubitable, y que generen prestigio o prestancia irrefutables.
2.- RESPETO, CONFIANZA Y BUENA FE
Los convenios al crear una relación de cooperación entre las partes, han de fundamentarse en los principios del respeto mutuo y la confianza; fundamentos que permiten consolidar y ejecutar los objetivos específicos del convenio.
El respeto implica la existencia y conciencia de una relación horizontal entre las partes; por tal, cuando se realiza un convenio la jerarquía de las obligaciones se determinan en el mismo nivel; es decir, que entre las instituciones partes del convenio no existe uno de menor jerarquía que el otro.
La confianza implica capacidad y gestión de proceder y planificar en el tiempo y en el espacio futuro.
3.- BUENA FE
La buena fe, es un principio social y jurídico. Existe, por el rompimiento de la buena fe, efectos jurídicos. Por la buena fe las partes se obligan a realizan los actos sin elementos ilegítimos concientes, asegurando la fiabilidad y honestidad del acto de cooperación. Lo que posibilita la seguridad de una proyección futura cierta.
4.- PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD:
La planificación consiste en tener objetivos determinados general y específicamente, para poder prever el tipo de organización y coordinación de las actividades recíprocas que tienen que cumplir responsablemente las partes del convenio.
Planificación y responsabilidad son pues dos conceptos fundamentales para la efectividad de los convenios
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:
Los objetivos planteados en los convenios deben llevarse a cabo adecuada, ordenada y planificadamente, porque esto representa un signo de responsabilidad de las partes.
La planificación significa que todas las actividades a realizarse se organicen, coordinen y presupongan previamente, para establecer una estructura operacional, que, previniendo el futuro, conforme un órgano sistemático y bien diseñado de operaciones y actividades.
c) Equipo de trabajo especializado:
Para llevarse a cabo un convenio es necesario contar con un equipo especializado para desarrollar las actividades que están insertas en los convenios, a fin de que los convenios no sean meras suscripciones escritas, teóricas y no prácticas. La relación entre convenio y medios para su efectivización es trascendental y de relevante importancia.
d) Equipos de trabajo integrados con redes de investigadores:
Los equipos de trabajo deberán interactuar con redes de investigadores que permitan el mejor flujo y desarrollo de los convenios. Eso supone un trabajo coordinado a niveles integrales, donde el trabajo sea de conjunto, permitiendo el filtro necesario para llevar a cabo un buen convenio.
e) Equipos de trabajo especializados:
Los equipos de trabajo con que cuenten las instituciones deben ser preferentemente especializados en el área, por ejemplo, en los convenios internacionales, es necesario que se cuente con apoyo de profesionales que manejen idiomas extranjeros.
f) Presupuesto:
Uno de los factores imprescindibles para que un convenio se lleve a cabo es el presupuestario, es decir, los recursos necesarios que posibiliten las acciones de cooperación. A menudo se hace convenios que no cuentan con el presupuesto necesario para realizarlo; fenómeno que se presenta por descuido, y por falta de previsión. Sin embargo éste debe ser el primer factor para llevar a cabo o no un convenio, porque los convenios suscritos no efectivizables por razones presupuestarias sólo causan expectativa y producen carga administrativa.
7.- LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN CONVENIO
La Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales para la realización de los convenios debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Misión y Visión:
La Oficina debe tener como referencia general su misión dentro de la Universidad, y debe dirigirse según estos marcos.
No se debe olvidar que los convenios a suscribir tienen una referencia central, que es la propia universidad, y el beneficio que reportarán a ella. La Universidad al realizar convenios interinstitucionales, está realizando acuerdos de cooperación mutua, recíproca
b) Objetivos:
Las actividades deben desarrollarse dentro del marco de los objetivos de la Oficina. Objetivos que tienen siempre referencia a la propia universidad y a su desarrollo integral. Los objetivos de la Oficina pueden ser generales y específicos.
c) Programas:
Dentro de la estructura de actividades la Oficina desarrolla ciertos programas. Por lo mismo, los convenios deben tener en cuenta, en la medida posible, estos programas. Estos programas serán guías o referencias, para la elaboración de nuevos convenios o renovación anteriores convenios. Tener en cuenta los programas existen propugna el desarrollo de los mismos.
8.- ELECCIÓN Y SELECCIÓN DE POSIBLES INSTITUCIONES PARA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO
La elección y selección de las posibles instituciones con las cuales se puede convenir se logra de las siguientes formas:
1.- Personal
La elección y selección es a través de contacto personal, es decir, por medio de agentes, o personas, que pertenezcan a una institución.
2.- Institucional
Esta forma es más bien protocolar. Se produce debido a las constantes relaciones y comunicaciones entre las instituciones, y a la ventaja de estas de convenir en materia de cooperación recíproca y voluntaria.
3.- Vía Internet
El medio de Internet es un medio moderno, mediante el cual, por la vía virtual, se puede acceder a las instituciones de todo el mundo, y lograr contactos para efectivizar convenios de cooperación interinstitucional.
9.- CLÁUSULAS MÁS IMPORTANTES DE LOS CONVENIOS
Los Convenios deben contener ciertas cláusulas fundamentales, porque configuran los factores que darán solidez y factibilidad a los convenios
CONVENIO MARCO
Los Convenios Marco deben contener:
a) De la denominación y determinación del tipo de convenio.
b) De los Antecedentes.
c) De los datos generales de las instituciones en convenio.
d) Del objetivo del convenio.
e) Del compromiso de las partes.
f ) De los Convenios Específicos.
g) Del financiamiento.
h) De la coordinación.
i ) De la vigencia.
j) De la responsabilidad de las partes.
k) De la firma.
10.- TRÁMITE ADMINISTRATIVO PARA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIIO
En “líneas generales” para suscribir un convenio, el proyecto del convenio se eleva al Rectorado, quién a su vez lo derivará a la Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales, quien emitirá opinión. Luego el proyecto de convenio pasa a Asesoría jurídica, quién hacer las observaciones pertinentes. Finalmente se devuelve el proyecto de convenio al Rectorado, para la suscripción o no suscripción del convenio.
11.- CONVENIO PROVENIENTE DE INSTITUCIÓN EXTERNA
En caso que los convenios sean propuestos por una institución externa a la universidad, este puede plantearse de diversas maneras, de acuerdo a la naturaleza del convenio propuesto.
La institución externa puede contactarse con la dependencia o Facultad con la que tenga interés de convenir, y luego, planteados los objetivos y la viabilidad del convenio, este se elevará al Rectorado, para seguir el procedimiento administrativo pertinente.
Otra forma es que la institución externa contacte directamente con el rectorado, por la naturaleza del convenio, y se eleve el proyecto de convenio al mismo rectorado para que siga el trámite administrativo pertinente.
12.- PROYECTO DE DIRECTIVA
Para uniformizar actos, y dotar al acto de suscripción de convenios de una estructura orgánica, se plantea la siguiente directiva, tomada como referencia de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
Proyecto de Directiva Nro. Nro. 001. Ctri-upt 2004
I.- FINALIDAD
Establecer un procedimiento único para la suscripción de convenios entre la Universidad Privada de Tacna y sus diferentes dependencias académicas y administrativas, con instituciones nacionales y extranjeras interesadas en desarrollar actividades conjuntas en áreas de interés común.
II.- BASE LEGAL
Constitución Política del Perú
Ley Universitaria
Estatuto de la de la Universidad Privada de Tacna
III.- ALCANCE:
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las unidades orgánicas de la Universidad Privada de Tacna.
IV.- FORMULACIÓN
1.- Las solicitudes de suscripción de Convenios deben ser presentadas ante el Rector de la universidad por:
a) Dependencia de la UPT:
- Facultades: Las unidades de Postgrado, Institutos y Centros de Investigación, u otras dependencias deberán presentar sus proyectos a través de su respectivo decano.
- Oficinas Generales.
- Autoridades Universitarias
- Docentes investigadores, quienes deberán presentar sus proyectos de convenio a través de sus decanos.
b) Instituciones externas a través de su representante de mayor nivel.
2.- Las dependencias internas de la Universidad deberán tomar contacto previo con la institución externa para la elaboración del proyecto de convenio, luego de lo cual será elevado al Rectorado de las Universidad. Se deberá mencionar a los responsables por ambas partes para las coordinaciones posteriores, en caso sea aprobado dicho proyecto de convenio.
3.- Todo convenio suscrito por la Universidad Privada de Tacna será válido sólo si es firmado por el Rector de la Universidad y si cuenta con la Resolución Rectoral respectiva.
V. PROCEDIMIENTO
1.- Los proyectos de convenio serán presentados ante el Rectorado, quien lo remitirá a la Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales para su revisión y opinión.
2.- La Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales solicitará un informe a la Oficina de Asesoría Legal sobre los aspectos legales del proyecto de convenio, cuidando salvaguardar los intereses de la universidad. En caso no se hagan observaciones el documento será elevado, mediante informe, al Rectorado por la Oficina de Asesoría Legal.
3.- En caso de existir observaciones en el texto del convenio, la Oficina de Cooperación Técnica y Relaciones Internacionales, tomando en cuenta el informe de la Oficina de Asesoría Legal, reformulará el proyecto de convenio yh lo elevará al Rectorado para su revisión.
4.- En casop de ser aprobado el proyecto de convenio, se autorizará al Rector para la suscripción del mismo; en caso contrario, se devolverá con las observaciones correspondientes.
5.- Corresponde a la Oficina General de Cooperación coordinar la suscripción del convenio entre las instituciones participantes.
6.- Corresponderá a la Secretaría General de la Universidad emitir la respectiva resolución aprobando la suscripción del convenio.
7.- Es necesario que toda solicitud de convenio sea presentada adjuntando un disquete con el texto del convenio, así como su versión en lenguaje extranjera si fuera el caso.
8.- Propuesta de flujo grama
VI.- FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS
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